当前，信息技术在央行办公系统的广泛运用，极大地提高了基层央行的办事效率和水平，改变了传统的办公模式。在Notes平台上自主开发了适应本单位需要的C/S版OA系统（以下简称老版系统），并与电子邮件系统、电子公文传输系统进行无缝连接。
按照分行布置和要求，B/S 版OA系统（以下简称OA系统）在营管部成功推广应用，成为员工沟通、公文流转的纽带，工作流程更加简化，效率明显提高。
但是，面向分行一级统一开发的OA系统软件面临与营管部办公现状相适应的问题。营管部老版系统已经运行7年，形成了稳定的业务流程和业务处理模式，数据库的积累也具备了一定规模。是否能将新旧两版OA系统有机结合，实现优势互补？二次开发，成为OA系统能否有效运行的关键。
一、丰富、完善OA系统功能
第一，充分利用老版系统的基础资源，搭建OA系统运行平台。
利用Notes技术平台。由于OA系统与邮件系统基于Lotus Domino 6.0.5平台，用户可通过IE浏览器以Web方式收发邮件。此方式下，无需安装Notes客户端软件，只需通过浏览器即可访问邮件服务器。为保证新老系统的平滑过渡，系统管理员利用Notes技术手段，通过原老版系统邮件服务器将400多个用户成功迁移至Web服务器，并完成组织单元和人员地址簿的设置，除保留用户原有邮件数据外，系统还尽可能地保留用户原有操作习惯。Web化后的邮件系统既支持用浏览器直接使用的B/S模式，又支持以往通过Notes客户端登录的C/S模式。
利用系统设置功能。在Notes原有公用地址的基础上生成部门的相应用户。其中包括：利用角色控制不同用户的权限。通过读者域、作者域及用户角色设定，保证用户只能在授权范围内工作，避免了对所有数据库均设权限的烦琐，同时解决了Notes无法处理的“一用户跨多部门”问题，有效防止越权操作和冒名操作，系统安全性大大提高。
第二，合理设置系统功能，为三地办公提供高效系统支撑。
基于工作流程定制。OA系统的推广是按分行统一标准版进行，但各行工作流程因地而异。为了在同一和灵活之间达到平衡，使公文处理更加快速便捷，我们结合营管部实际，对收发文、签报等公文处理流程进行重新定制，规范管理流程，并通过设置各流程名称、环节(拟稿、审核等)、路由条件(同意、不同意等)等内容，快速形成工作流程应用，增强了系统可用性，减少了因统一业务流程而导致的推广阻力。
集中统一办公界面。OA系统的主界面简洁明快、操作简单、流转快捷，保障了系统的实用性。系统通过待办、在办和流程监控等，为用户提供了一个集中的待办工作和监控界面，明确公文的时间层次，帮助用户尽快准确定位需要处理的文件，将公文处理的繁琐工序简化为“一键” 解决，即时办理。
快速实现移动办公。系统提供了各部门用户在本地办公室以外的办公手段，解决了营管部三地办公的问题（如图所示）。用户可以选择在异地远程登陆网络，随时访问OA系统，也可以选择离线工作方式，将要处理的信息先下载到本机后，离线处理信息，完成后再连接发送，既提高了工作效率，又降低了办公成本。
第三，对新系统开展适用性改造。
考虑到部分用户的使用习惯和先期投资，新版OA系统在推广应用中没有采用“一刀切”的方法，而是在系统中提供软件接口和先期开发的办公系统进行对接。组织人员对老系统部分功能模块进行二次开发，成功开发了“财务费用网上审批系统”和“电子设备网上管理系统”，并嵌入新版OA系统中，同步运行。实现了统一的操作平台，应用效果显著。
OA系统的服务器ID是由分行辖内各中支自行生成的，存在与邮件服务器ID中公钥不一致的问题，影响OA服务器与邮件服务器用户口令同步代理的正常执行，导致用户系统与邮件口令不能同步修改，系统两层密码的频繁切换给用户造成不便。根据此情况，我们及时与分行科技部门联系，寻求技术支持。在分行及开发公司的协助下，我们采用了“口令同步”的设计，实现了系统与邮件口令的同步修改。
二、二次开发应用中存在的问题
第一，盖章环节停用导致法律效力缺失。由于OA系统中的发文管理缺少电子公章管理功能，隐藏了“盖章”环节，流转在系统中的公文也就缺失了应有的法律效力，给档案管理环节带来困难。若不提供配套纸质公文，归档的电子公文能否被认可？这一问题如果得不到解决，发文处理工作将继续停留在现有水平，难以有根本性突破。
第二，OA系统缺乏数据接口。OA系统未给出数据库接口标准，也没有数据导出接口，代码利用率很低。在增加功能时难以与旧系统融合，不易进行系统扩展，造成系统间共享数据困难。对此，反映最为为突出的问题是历年收、发文的查询问题，用户只能在“查询统计”界面的“办结文档库”中查询到部分文档，因老版系统数据无法同步移植至新系统中共享，1994～2007年上半年的历史数据查询成为断链。
第三，程序设计缺陷日益突出。OA系统数据库均在/Weboa下，程序设计采用每日定时备份，未能实现增量备份和自动覆盖功能。数据量随着公文的增多而不断增长，冗余占用了服务器的硬盘空间，系统管理员要每周定期清理过期的备份文件。
第四，系统功能使用单一，闲置率高。从目前使用状况看，OA系统的主要功能仍停留在电子邮件、公文流转、签报及其他少量辅助功能上，涵盖信息量较少。一些重要功能模块，如督办管理、金融信息、简报管理、规章制度等均未能全面启用。
三、二次开发应用中的对策及建议
OA系统在全辖的开发、运行、推广是一项系统工程，需在分行科技部门的统一组织下有序进行。OA系统的二次开发应遵循“统分结合、以统为主”的建设模式，在分行的统一组织下，着重解决系统原有功能实现和数据接口问题，为各地市二次开发提供便利条件。各地市中支应结合当地实际开展适用性开发。
第一，采用身份认证技术，实现电子公章功能。对发文管理增加电子公章管理流程，采用安全的加密设备和密钥方式，采取严格的印章使用权限管理制度，根据用户的办公角色限定办公权限。通过加密技术加盖电子印章的发文，可在OA系统中安全运行，与其他交换平台无缝链接。
第二，统一系统设计规范，实现系统数据共享。建立统一的系统设计规范，为OA系统的设计开发定制可行的底层通用平台、工作流、文档格式、系统功能等行业准则。增加系统数据导出功能或开发数据库接口标准，在添加功能、部署新的应用时无需进行从底层到用户界面的全部工作，只需在统一的底层平台上增加新组件，缩短开发周期。最大限度地集成、连接同构或异构的应用系统，共享重要应用服务和资源。
第三，优化数据备份方式，实现自动覆盖功能。减少数据冗余，降低硬盘负荷，提高系统运行效率。系统可采用完全备份与增量备份方式，备份/weboa下的数据，以每周数据备份为例，每天做增量备份，每周做完全备份，减少硬盘占用空间，提高系统安全性。
第四，增强部门联动，拓展系统应用领域。充分利用现有OA系统资源，科技部门应主动帮助业务部门熟悉新系统功能的操作，业务部门做好配合协助工作，双方在实践中不断完善系统。在此基础上，根据各部门用户的不同需求动态裁减或添加相应的功能模块。对于与OA系统相关联的系统，可将其作为功能模板，整合进OA系统。
